Наша оценка профессии
Ни одна крупная современная компания не обходится без сотрудника, который занимается документооборотом. Речь идет не о секретаре, а о человеке на должности делопроизводитель. Насколько востребована эта специальность, где получить образование и где профессионально реализоваться? Об этом и не только далее.
Историческая сводка
Родоначальниками профессии по праву считаются писари и летописцы, о которых известно с давних времен. Если первые просто писали письмена под диктовку, то вторые занимались изложением на бумаге исторических событий.
Официально профессия зарегистрирована в 20 веке. Именно тогда развивающимся предприятиям понадобились люди, которые будут заниматься документальной отчетностью. Спрос на представителей специальности стал настолько высок, что учебные заведения один за другим стали открывать факультеты этой направленности.
Сегодня документы – одна из главных составляющих любой фирмы, поэтому в штате всегда нужен делопроизводитель. И, если функциональные обязанности не особо изменились, то техника и методы работы современных производителей кардинально отличается.
Делопроизводитель и его функции
Итак, делопроизводитель – человек, на которого возлагается ответственность за весь документооборот предприятия. Специалисту требуется анализировать, обрабатывать каждую бумагу, которая проходит через него. А иногда отправлять письма или документы адресатам.
Основные обязанности делопроизводителя:
- полное ведение документооборота;
- ведение журналов регистрации;
- работа с клиентами: телефонные звонки, переговоры;
- разбор, регистрация, распределение и перенаправление корреспонденции в электронном и бумажном формате;
- ведение клиентской базы;
- контроль за документами сотрудников организации;
- архивация данных, перенос документов в архивную базу;
- создание и ведение учетных реестров и журналов.
Делопроизводитель отвечает и за электронный документооборот. Сотруднику необходимо следить за входящими письмами, обрабатывать и регистрировать их, а при необходимости перенаправлять в определенный отдел.
Функции делопроизводителя могут видоизменяться в зависимости от сферы компании, в которой он работает. Так, в логистических компаниях это может быть ведение базы автоперевозок, контроль работы курьеров и т.д.
Нередко делопроизводитель выполняет дополнительно обязанности секретаря. В этом случае ему предстоит работать не только с бумажной и электронной корреспонденцией, но и обслуживать приемную. К примеру, организовывать встречи, встречать клиентов, бронировать билеты, гостиницы, подготавливать командировки.
Плюсы и минусы
К достоинствам профессии можно отнести высокий спрос на специалистов делопроизводства. Также есть возможность трудоустройства в достаточно крупные организации, как частные, так и государственные. Это дает возможность сотрудникам профессионально совершенствоваться и расти по карьерной лестнице. Специальность предусматривает работу в коллективе и возможность развития переговорных навыков.
Недостатками специальности считаются сидячий образ жизни, который со временем может привести к различным характерным для малоподвижного образа жизни заболеваниям. Кроме того, начинающий сотрудник, даже в большой фирме будет получать невысокую заработную плату. А количество обязанностей даже на начальном этапе останется большим.
Где получать образование
Чтобы работать делопроизводителем, необходимо получить профильное образование, хотя бы среднее специальное. Однако с высшим образованием шансы получить работу и вырасти по должностной лестнице значительно выше.
Для получения специальности абитуриенту требуется выбирать факультет «Документоведение и архивоведение». Также подойдет направление «Библиотечно-информационная деятельность».
В России функционирует около 150 высших учебных заведений, где можно обучиться на факультете «документоведение». Среди них можно выделить:
- Южный федеральный университет;
- Дальневосточный федеральный университет;
- Московский институт культуры;
- Томский НИУ;
- Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна и другие.
Техникумов, где обучают специалистов в сфере документоведения тоже достаточное количество по стране. К примеру:
- Колледж Алтайского госуниверситета;
- Колледж Министерства иностранных дел Российской Федерации;
- Волгоградский технологический колледж;
- Колледж Московского финансово-юридического университета и другие.
Абитуриентам высших учебных заведений потребуется предоставить итоги ЕГЭ по предметам: история, русский язык, иностранный язык или обществознание. Точный список дисциплин лучше уточнить в заведении, куда планируется поступать. В техникумах и колледжах зачисление проходит по итогам конкурса аттестатов.
При наличии высшего образования другой направленности – юридического, филологического или экономического – также есть возможность получить должность делопроизводителя. В этом случае специалисту нужно пройти обучение на компьютерных курсах.
Требования к соискателю
При приеме на работу потенциальный сотрудник организации должен предоставить работодателю диплом о среднем или высшем образовании. Плюсом будет наличие сертификата об окончании компьютерных курсов, а также опыт работы в подобной должности не менее 1 года. Специалист должен обладать рядом необходимых профессиональных навыков:
- уверенное владение ПК, специальными программами (Word, Excel);
- знание делового этикета;
- умение обращаться с оргтехникой;
- знание основных тезисов единой государственной системы делопроизводства;
- знание актов, которые излагают правильное ведение документации на предприятии определенной отрасли;
- организация жизнедеятельности офиса;
- быстрая и грамотная работа с бумагами (оформление, занесение в реестр, архивация);
- умение находить контакт с клиентами.
Для компаний, которые находятся в тесном сотрудничестве с зарубежными партнерами, в список требований включено владение английский языком на высоком уровне.
При приеме на работу руководство компании смотрит и на состояние здоровья соискателя. Как правило, отказ могут получить те, кто имеет заболевания нервной системы, а также органов дыхания.
Немаловажно для трудоустройства и наличие у будущего сотрудника таких черт характера:
- порядочность, доброжелательность;
- аналитические способности;
- коммуникабельность и стрессоустойчивость;
- способность концентрировать внимание на решении конкретной задачи;
- умение работать в режиме многозадачности;
- усидчивость;
- самокритичность, адекватное восприятие критики от руководства.
Куда пойти работать
Делопроизводство востребовано в самых различных областях. С трудоустройством у новичка проблем возникнуть не должно. Пойти работать можно в крупные компании, учреждения культуры или образования, архивы, справочные службы и любые предприятия, в которых штат сотрудников составляет более 50 человек.
Кому подходит профессия
Делопроизводство – это не только работа с документами, но и с людьми. Именно поэтому качественно работать на должности сможет человек, обладающий усидчивостью и умением общаться. Делопроизводитель должен обладать аналитическими задатками, а также крепкими нервами. Уверенней в профессии себя будут чувствовать женщины. Ведь зачастую должность делопроизводителя совмещается с обязанностями секретаря.
Потенциальному делопроизводителю должна нравиться «бумажная волокита», в меру активная деятельность. Улыбчивые, позитивные и доброжелательные персоны будут чувствовать себя свободно в этой среде.
Заработная плата
Оплата труда сотрудника в должности делопроизводителя зависит в первую очередь от стажа и его профессиональных обязанностей. Начинающему сотруднику не стоит рассчитывать на высокую зарплату. В регионах новички получают от 11 тысяч рублей в месяц, в столице – от 15 000 рублей. Более солидные компании платят своим делопроизводителям зарплату от 20 тысяч рублей. Чем выше статус фирмы и шире круг обязанностей, тем выше будет и оплата. Так, в некоторых московских компаниях зарплата делопроизводителей доход до отметки в 75 тысяч рублей. Средний заработок специалиста по документообороту в России составляет 25-30 тысяч рублей в месяц.
Перспективы повышения
Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.
Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.
Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.
Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.
